Do protocolo à decisão, no mesmo expediente

Módulos

Cada parte do expediente, do protocolo até a auditoria.

• Processos

  Caixa de trabalho do expediente, do rascunho à decisão.

  1. 1O cidadão preenche o formulário do assunto, anexa os arquivos e recebe o número na hora. O rascunho fica salvo até a conclusão.
  2. 2Cada pessoa vê o que está no setor dela ou atribuído a ela, o que ela enviou e o que ela mesma protocolou.
  3. 3Na ficha dá para encaminhar, exigir correção, devolver ou decidir. Setor, prazo e histórico acompanham o processo.

• Formulários

  Cada assunto tem o próprio formulário, montado na tela.

  1. 1O administrador adiciona os campos na grade: remetente, destinatário, texto simples, área de texto, texto formatado, seleções e anexo.
  2. 2A largura entra em colunas de 1 a 12. O campo pode ser obrigatório, oculto ou somente leitura, com texto, link e imagem de ajuda.
  3. 3Publicar grava uma versão. O próximo protocolo usa essa versão; o processo já aberto permanece na versão em que nasceu.

• Documentos

  Alvará, habite-se e certidão saem de dentro do processo.

  1. 1O tipo de documento (modelo, numeração e validade) é cadastrado uma vez e fica disponível para emissão.
  2. 2Quem tem permissão emite o arquivo na ficha do processo. O documento recebe número e QR.
  3. 3Qualquer pessoa confere a autenticidade em Validar. A lista de validade mostra o que está perto de vencer.

• Assinaturas

  Fila do que falta assinar, com conferência pública depois.

  1. 1O documento emitido entra na fila de quem tem permissão de assinar.
  2. 2A assinatura pode ser feita um a um ou em lote. Há um fluxo de teste antes de usar no expediente real.
  3. 3O código da assinatura se confere em Validar, junto com o documento oficial.

• Financeiro

  Taxa ligada ao processo, da regra do assunto até a quitação.

  1. 1A regra do assunto calcula o valor a partir dos campos do formulário no momento do protocolo.
  2. 2A lista separa aguardando pagamento, pagas, em atraso e canceladas. A baixa é feita na ficha do processo.
  3. 3Quando o assunto exige taxa quitada, o processo só segue depois do pagamento.

• Avisos

  O que mudou no expediente, separado por dia.

  1. 1Encaminhamento, exigência, prazo e documento geram aviso para quem precisa agir.
  2. 2A caixa agrupa em hoje, ontem e anteriores, com retenção de 30 dias.
  3. 3Marcar como lido tira a pendência. O histórico do processo continua na ficha.

• Usuários

  Conta de cidadão ou de servidor, com ficha e histórico.

  1. 1A pessoa se cadastra sozinha ou um administrador envia o pré-cadastro por e-mail. Nome, e-mail, data, IP e navegador ficam registrados.
  2. 2A ficha mostra setores, permissões do papel ativo, processos recebidos, protocolados e abertos por ela.
  3. 3Bloqueio, férias, viagem ou licença impedem o acesso. Com substituto, a atribuição nova vai para ele.

• Setores e permissões

  Quem recebe o processo e o que cada papel pode fazer.

  1. 1O setor é o departamento que recebe e devolve o processo na tramitação.
  2. 2Cada conta tem um papel ativo. As permissões da sessão são as desse papel.
  3. 3O gestor cria e ajusta grupos dentro das permissões que ele mesmo tem. O administrador configura qualquer grupo.

• SISOBRA

  Alvará e habite-se no ciclo da Receita Federal.

  1. 1Entram só documentos emitidos de serviços marcados com SisobraPref, em Formulários → Integrações.
  2. 2Eles formam um lote da competência. No lote: validar, gerar o XML e corrigir o que a validação apontar.
  3. 3A transmissão fica concluída quando a Receita devolve o protocolo. Retransmissão e histórico ficam no próprio lote.

• Integrações

  O formulário consulta cadastro e webservice do município.

  1. 1CEP preenche o endereço pelo ViaCEP. CNPJ consulta a situação cadastral.
  2. 2Um webservice REST do município se cadastra com a URL e o campo {value}, e se liga ao campo do formulário.
  3. 3A base de lookup cruza o valor digitado com a tabela importada antes de aceitar o protocolo.

• Relatórios

  Volume da casa, sem abrir processo por processo.

  1. 1Mostra processos por status e por assunto, taxas lançadas e a situação das contas.
  2. 2Separa o que está em análise, em exigência, com pessoa indisponível e com assinatura pendente.
  3. 3Inclui o recorte do SISOBRA e os erros recentes da operação.

• Auditoria

  Trilha de quem alterou o quê, com data, IP e navegador.

  1. 1Login, protocolo, taxa, formulário, usuário, papel e bloqueio geram um evento.
  2. 2A lista filtra por ação, resultado e período. Entram as mutações: quem fez, quando e o que mudou.
  3. 3O detalhe mostra autor, valor anterior e valor novo. O histórico permanece disponível.

• E-mails

  Caixa de saída de convite, confirmação e aviso.

  1. 1Pré-cadastro, confirmação de conta e notificações saem por aqui.
  2. 2Cada mensagem guarda destinatário, assunto, categoria, status e o corpo enviado.
  3. 3Dá para abrir o detalhe e ver se a entrega ocorreu ou falhou.